KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ÇALIŞAN ADAYLARI İÇİN AYDINLATMA VE AÇIK RIZA METNİ

Bu bilgilendirme, 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” (kısaca KVKK) 10. maddesi gereğince ve yasal zorunluk nedeniyle yapılmaktadır.

KVKK Madde 10: “Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere; Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi, 11'inci maddede sayılan diğer hakları, konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.”
OrjinCRS Klinik Araştırma Çözümleri Tic. Ltd. Şti.’de (Bundan böyle “OrjinCRS” olarak anılacaktır.)  kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet gösterilmektedir. Şirket ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”)’na uygun olarak işlenmesine ve muhafaza edilmesine büyük önem verilmektedir.

Şirketimiz nezdindeki kişisel verilerinizin aramızda kurulan çalışan adayı-işveren adayı hukuki ilişkisi çerçevesi dahilinde, işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, tarafımıza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle, doğruluklarını ve en güncel hallerini koruyarak;  ilgili yasal düzenlemeler ve yasal otoritelerce öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyum gereği, “Veri Sorumlusu” sıfatıyla Şirketimiz tarafından sistemlerimize kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, saklanacağını, yasal gerekler ile güncelleneceğini, kanunen kişisel verilerinizi talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını, mevzuatın izin verdiği durumlarda ve yasal sınırlar dahilinde yurtiçi veya yurtdışı 3. kişilere açıklanabileceğini/devredilebileceğini, sınıflandırılabileceğini ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda sayılan şekillerde işlenebileceğini tarafınıza bildiririz. 

Bu metinde yer alan;

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye ve özgür iradeye dayanan, tereddüte yer bırakmayacak açıklıkta, sadece o işlemle sınırlı olarak verilen onayı,

Anonim hale getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,

Çalışan Adayı (ları): OrjinCRS’in resmi kayıtlarında yer alan çalışanlardan biri olmak adına iş başvurusunda bulunan kişileri,

Kişisel Veri Sahibi (İlgili Kişi): Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

Kişisel Veri(ler): Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. İşbu metin kapsamında veri sorumlusu, Oruçreis Mahallesi, Tekstilkent Caddesi A04 Blok No:10 AR/109 Esenler/İstanbul adresinde mukim OrjinCRS Klinik Araştırma Çözümleri Ticaret Limited Şirketi’dir.

Veri Kayıt Sistemi (VERBİS): Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu ifade eder.

Çalışan Adayı, kendisi dışındaki referans kişisi veya aile yakını gibi üçüncü kişilerin kişisel verilerini OrjinCRS’e iletmesi halinde, Kanun ve ikincil mevzuatı uyarınca bu kişileri aydınlatmakla ve gerekmesi durumunda bu kişilerden açık rıza almakla yükümlüdür. Aksi takdirde her türlü sorumluluk Çalışan Adayı üzerinde olacaktır.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA VE İŞLENME YÖNTEMLERİ İLE HUKUKİ SEBEPLERİ

İşe alım sürecinde Çalışan Adayları’nın kişisel verileri aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplanabilir: 

·       Yazılı veya elektronik ortamda yayınlanan dijital başvuru formu aracılığıyla,

·       Linkedin gibi çevrimiçi CV paylaşım ortamlarından,

·       Çalışan Adayları’nın Şirket’e e-posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişler aracılığıyla,

·        İstihdam veya danışmanlık şirketleri aracılığıyla,

·       Video konferans, telefon gibi araçlarla veya yüz yüze mülakat yapılan hallerde, mülakat sırasında,

·       Çalışan Adayları tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile Şirket tarafından yapılan araştırmalar sırasında, 

Şirket toplanan kişisel verileri, bilgisayar sistemleri ve insan kaynakları personeli vasıtasıyla otomatik olan veya otomatik olmayan yollarla işleyebilir.

OrjinCRS, başvuru ve mülakat esnasında; e-posta, internet sitesi gibi iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak öğrenilen verileri Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak; (i) Çalışan Adayı’nın pozisyona uygunluk için değerlendirilmesi, (ii) aday başvuru, seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi, (iii) adayın istihdam edilmesi, (iv) insan kaynakları süreçlerinin planlanması, (v) şirket içi faaliyetlerin sürdürülmesi ve geliştirilmesi gibi amaçlar başta olmak üzere “Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği” başlıklı bölümde belirtilen amaçlarla orantılı olarak toplar. Bu kapsamda veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebepler doğrultusunda toplanmaktadır:

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI
Şirket tarafından kişisel verileriniz Şirket ile Çalışan Adayı arasında kurulan çalışan adayı-işveren adayı hukuki ilişkisi çerçevesinde iş sözleşmesinin kurulması için gerekli olması nedeniyle, aşağıda belirtilen amaç ve hukuki sebeplerle işlenebilir.

·       Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, (Örnek: Başvuru ve işe alım süreci hakkında Çalışan Adayı ile iletişime geçmek.)

·       Talep edilen pozisyona uygunluğun değerlendirilmesi

·       Referansların Kontrol Edilmesi ve Gerekli Araştırmaların Yapılması, (Örnek: Gerektiği takdirde, Çalışan Adayı’nın ilettiği bilgilerin doğruluğunun kontrolünü yapmak veya üçüncü kişilerle iletişime geçip Çalışan Adayı hakkında araştırma yapmak.)

·       İş Görüşmesinin Olumsuz Sonuçlanması Halinde ilerleyen dönemlerde ortaya Çıkabilecek Uygun Bir Pozisyon İçin Özgeçmişin Değerlendirilmesi, (Örnek: Çalışan Adayı’nın uygun olması halinde, sonradan açılan herhangi bir pozisyon için Çalışan Adayı ile iletişime geçmek.)

·       Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi, (Örnek: işyerine giriş ve çıkışların kontrol edilmesi, kamera kaydı)

·       Kurum kültürü ve teamüllerine uyum sağlama eğilimlerinin belirlenmesi

·       Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,

·       Ücret bilgi ve skalasının belirlenmesi

·       Şirket’in uyguladığı işe alım ilkelerini geliştirmek ve iyileştirmek.

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ
                     
Kişisel verileriniz Şirket’in insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, Şirket tarafından icra edilen faaliyetlerin ilgili mevzuat ve şirket prosedürlerine uygun olarak yerine getirilmesini temin maksadıyla iş birimlerimiz tarafından gerekli operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi amaçlarıyla, aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir: 

·       Müşterilere,

·       Şirket yetkililerine, 

·       Referans kontrollerinin gerçekleştirilmesi kapsamında referans gösterdiğiniz kişilere,

·       Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, 
  

Şirket, kişisel verilerinizin yukarıda belirtilen taraflarla paylaşıldığı durumlarda verilerin paylaşıldığı tarafın, işbu aydınlatma metninde yer alan beyanlara ve mevzuatta yer alan hükümlere uygun şekilde, yalnızca KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde işlenmesi ve aktarılması için gerekli önlemleri almaktadır.

İLGİLİ KİŞİNİN KANUN’UN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLARI

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, aşağıda düzenlenen yöntemlerle Şirket’e iletmeniz durumunda, Şirket talebinizi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirket tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır
Bu kapsamda kişisel veri sahipleri, Şirket’e başvurarak aşağıdaki haklarını kullanabilir: 

·       Kişisel Veri işlenip işlenmediğini öğrenme

·       Kişisel Veriler’i işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

·       Kişisel Veriler’in işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

·       Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Veriler’in aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

·       Kişisel Veriler’in eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme

·       Kişisel verilerin Şirket nezdinde eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bu durumun bildirilmesini talep etme,

·       Kişisel verilerin Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme (Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde)

·       (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, Kişisel Veriler’in aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·       Şirket tarafından işlenen kişisel verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi ve bu analiz neticesinde ilgili kişinin aleyhine bir sonuç doğduğunu düşündüğü sonuçların ortaya çıkması halinde, bu sonuca itiraz etme.

·       Kişisel Veriler’in kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Telefon üzerinden gerçekleştirilen taleplerde, ardından diğer usullere uygun bir başvuru yapılması için yönlendirme yapılacaktır. Belirtilen yöntemlerle taleplerinizi bize iletmeniz durumunda OrjinCRS, talebinizin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, OrjinCRS tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

OrjinCRS Klinik Araştırma Çözümleri Tic. Ltd. Şti.’nin, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda olabilecek değişiklikler ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek yöntemler nedeni ile bu aydınlatma bildiriminde değişiklik yapma hakkı saklıdır.

Bilgilerinize sunarız.

Başvuru Yöntemi ve Formu

İlgili kişi, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak OrjinCRS’ye başvurabilir.

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 11. Maddesinde sayılan haklar kapsamındaki talepler, KVKK’nın 13. Maddesi ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. Maddesi gereğince, www.orjinCRS.com/kvkk adresindeki formun doldurulması suretiyle aşağıda açıklanan yöntemlerden biri ile başvurulabilecektir.

Şirkete iletilen başvurular, KVKK’nın 13/2 maddesi gereğince, talebin niteliğine göre, talebin Şirkete ulaştığı tarihten itibaren 30 gün içinde cevaplandırılacaktır. Başvuruya ilişkin cevaplar, KVKK’nın 13. Maddesi gereğince, yazılı ve elektronik ortamdan başvuru sahibine ulaştırılacaktır.

KVKK m.13’e göre başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.  Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

ÖNEMLİ NOT:

Başvurular, kişinin kendisi tarafından yapılmalıdır. Bir başkası adına başvuru ancak KVKK kapsamında bilgi talep etme içeriğini haiz olması koşulu ile vekaletname ibraz edilmek suretiyle yapılabilir.  OrjinCRS, başvuru sahibinin kimliğinden şüphelenirse buna ilişkin ek doğrulama bilgi ve belgelerini ilgili kişiden talep edebilir.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİYLE İLGİLİ ÇALIŞAN ADAYI AÇIK RIZA METNİ

“Kişisel Verilerin İşlenmesiyle İlgili Çalışan Adayı Aydınlatma Metni”ni okuduğumu,anladığımı ve aydınlatma metninde belirtilen amaçlar ve işleme faaliyetleri ile sınırlı olarak şahsımla ilgili özel nitelikli kişisel verilerimin işlenmesine ve aktarılmasına dair herhangi bir etki altında kalmaksızın açık bir şekilde rıza gösterdiğimi kabul, beyan ve taahhüt ederim.

İzin veriyorum. / İzin vermiyorum.

Ad- Soyad:

Tarih:

İmza: